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Der Ratgeber für kulinarisches Messe-Marketing

Tischreservierungen professionell organisieren

Liebe Leserinnen, liebe Leser, 

während der Messeveranstaltungen herrscht in der Regel viel Trubel auf dem Messestand und Kundengespräche sind häufig sehr spontan. Um Gespräche auf einer Messe planen zu können, vereinbaren viele Vertriebler mit ihren Kunden feste Termine. Schade ist es dann nur, wenn man zu dem Zeitpunkt keinen Platz mehr im Bistro findet oder kein Meeting-Raum mehr frei ist. Einen Raum oder einen Tisch vorher zu reservieren macht dann Sinn und dies wird häufig noch über Excel oder andere Tabellenkalkulationen gelöst. Diese Tabellen sind jedoch nicht mit dem Catering-Serviceteam synchronisierbar, also ein ständiger Austausch (bzw. häufiger Neuausdruck) muss erfolgen. Das ist alles ein bisschen umständlich in Zeiten von Internet und Co. Zudem steht in diesen Tabellen zwar, dass ein Tisch benötigt bzw. reserviert ist, jedoch fehlt der Überblick, ob es wirklich noch einen freien Tisch oder Raum gibt.

Ein einfaches Reservierungsbuch, so wie wir es aus Restaurantbesuchen kennen, war daher unsere Idee, die wir nun erstmalig auf der SPS in Nürnberg mit Erfolg ausprobiert haben.
Das Online-Reservierungsbuch der Catering Company
Zusammen mit der Firma Mouse-Click aus Stuttgart haben wir ein Reservierungsmodul entwickelt, das in der Anwendung sehr einfach ist und die Vorteile des Internets nutzt (Excel-Tabellen ade).
Technische Voraussetzungen:
  • einen Laptop oder ein Tablett am Infocounter.
  • ein Tablett (idealweiser mit Halterung) an der Bar - sollte es mal feucht an der Bar werden, zerstört das nicht sofort die Technik.
  • einen Internetzugang über WLAN.
Vorarbeiten vor der Messe

Die Reservierungen sind schon bis zu zwei Monaten vor Messebeginn möglich, je eher man damit beginnt, um so weniger Reservierungen laufen vorher auf. Sie müssen sich nur überlegen, ob Sie alle Tische und Meetingräume reservierbar machen möchten oder vielleicht nur einen Teil davon, so dass der andere Teil ausschließlich für die spontanen Besuchsgespräche zur Verfügung steht. Sie bestimmen jemanden im Unternehmen, der schon vor der Messe bereits vereinbarte Termine der Vertriebler als Reservierung einpflegt. Die Einweisung in das Reservierungsmodul dauert maximal 30 Minuten. Danach beherrscht der Benutzer alle Funktionen.
Wie einfach! Eine Reservierung anlegen

Eingabemaske des Online-ReservierungsbuchsUm eine Reservierung anzulegen, benötigt man nur einen Namen, auf den die Reservierung angelegt wird und den Tag sowie die Uhrzeit (Beginn und Ende der Reservierung). Das Programm prüft automatisch, welche Tische und Räume noch frei sind, OK klicken, fertig.
Das Auslesen der Reservierungen übernimmt dann ein Mitarbeiter vom Catering-Service. Er hat synchron Einblick in aktuelle Reservierungen und stellt entprechende „Reserviert-Schilder“ auf die Tische mit den entsprechenden Informationen. Die Gäste kommen dann an die Bar und fragen nach ihrem reservierten Tisch bzw. lesen schon von den Tischkarten ab, welcher Tisch für sie vorgesehen ist.
Unser erster Test auf der SPS in Nürnberg

TagesübersichtBei unserem Testlauf in Nürnberg hatten wir eine Messe mit einer Laufzeit von drei Tagen. Unser Kunde entschied sichdfür, von 21 Tischen nur 7 Tische und 2 Meetingräume reservierbar zu machen und die anderen für spontane Gespräche vorzusehen.
Die Mitarbeiterin, die auch während der Messe am Infocounter stand, wurde von mir schriftlich und telefonisch eingewiesen. Sie hatte bereits vor der Messe ca. 70 Reservierungen, die sie einpflegen und dann getrost beiseite legen konnte. Weitere 60 Reservierungen kamen während der Messe noch hinzu. Es waren Reservierungen im Takt von halben oder ganzen Stunden. Einige Tische waren von 10 – 17 Uhr dauerhaft mit verschiedenen Reservierungen belegt.

Das Fazit, welches unser Kunde nach der Messe zog, war durchweg positiv. War es in der Vergangenheit für die Mitarbeiter am Infocounter ein Streßfaktor diese Reservierungen zu managen, so konnten sie sich in diesem Jahr auch auf andere Aufgaben konzentieren. Die nächste Messe steht schon an, inklusive dem Online-Reservierungsbuch der Catering Company.
Was ist das Online-Reservierungsbuch und was ist es nicht

Mit diesem Tool haben wir eine einfache Reservierungsmöglichkeit geschaffen und entsprechend ist uns natürlich klar, dass es a) solche Lösungen in ganzheitlicher Form (z. B. mit Besucher- und Mitarbeiter-Management) bereits gibt und wir b) ganz bestimmt kein IT-House werden. Der klare Vorteil liegt in der einfachen Bedienung und in den geringeren Kosten. Wenn Sie einen der etablierten Messe-IT-Anbieter beauftragen, kostet Sie eine derartige Lösung problemlos 10.000 € und mehr. Unser Online-Reservierungsbuch kostet dagegen nur wenige hundert Euro. Natürlich bei weit abgespecktem Leistungsspektrum.

Wenn Sie sich für dieses Tool interessieren, rufen Sie mich gern an oder schreiben Sie mir eine Email. Ich erläutere Ihnen gern, wie die Organisation zwischen Vertrieb, Infocounter und Servicepersonal funktioniert, damit es auch wirklich gut funktioniert.

Ich wünsche Ihnen ein gutes und erfolgreiches Jahr 2016.

Gute Messe,

Ihr Mark Schwarzkopf
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