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Der Ratgeber für kulinarisches Messe-Marketing

Richtige Personalplanung für Ihren Messestand

Liebe Leserinnen und liebe Leser,

flüssige Abläufe im Catering-Bereich möchte jeder Aussteller. Ein wichtiger Baustein hierfür ist eine gute Personalplanung. Hierzu zählt natürlich auch, die notwendige Anzahl an Mitarbeitern zu errechnen, die Sie für die Betreuung Ihrer Gäste benötigen. Wie kommt man auf die richtige Anzahl an Service-Mitarbeitern im Catering-Bereich? In der heutigen Ausgabe von „Eckige Himbeeren“ habe ich ein paar wichtige Eckpunkte zusammengetragen:

Wie viele Servicekräfte benötigen Sie?

Dies richtet sich nach der Anzahl der Plätze im Bistro, der Anzahl der Meeting-Räume und den Plätzen an der Bar. Weiterhin ist es wichtig zu wissen, ob es ausschließlich Getränke geben wird oder auch Speisen serviert werden sollen. Ebenso ist es wichtig die Laufwege zu berücksichtigen, die z. B. durch Treppen einfach länger werden.

In einem Bistro gilt, dass man für 4 Tische jeweils eine Servicekraft benötigt. Bei Meeting-Räumen richtet sich der Personalschlüssel nach der erwarteten Frequenz, dass heißt wie oft die Räume belegt sind am Tag. Manchmal gibt es auch Räume, die nur für die Geschäftsleitung oder eine andere Führungskraft vorgesehen sind und sonst leer stehen. Grundsätzlich gilt hier die gleiche Regel: 4 Räume für eine Servicekraft. Miteinzubeziehen ist allerdings noch die Art des Services, die diesen Räumen zuteil werden sollen:

Werden Konferenzgetränke eingedeckt oder soll auf Bestellung serviert werden? Existiert ein Service-Ruf, also ein Knopf im Meeting-Raum, der ein Lichtzeichen an der Bar auslöst und signalisiert, dass die Konferenzteilnehmer noch einen Wunsch haben?

Die Bar sollte permanent besetzt sein

Wenn Sie eine Bar haben, an der Gäste und Mitarbeiter Platz nehmen können, sollten Sie in jedem Fall eine Person fest an dieser Position einplanen. Das Zubereiten der Getränke, während der Service sich schon parallel um die nächste Bestellung kümmert und auch die Bewirtung der Gäste an der Bar ist in der Regel eine ausfüllende Tätigkeit. Wenn Ihre Bar besonders groß (also lang) ist, dann sollten Sie ggf. über einen zweiten Barkeeper nachdenken. Generell gilt: eine Bar, die nicht permanent besetzt ist, sieht einfach nicht einladend aus.


Spitzen müssen abgedeckt werden

Natürlich ist es so, dass in der Regel in der Mittagszeit besonders viel zu tun ist und diese Zeiten sollten Sie besonders im Auge behalten. Nach diesem Zeitfenster sollten Sie bitte Ihre Personalplanung zukünftig ausrichten. Viele unserer Kunden sagen natürlich zu Recht, dass das Servicepersonal dann zu den anderen Zeiten etwas weniger zu tun hat und entsprechend möchten sie dann etwas weniger Personal einsetzen.

Ich gebe an dieser Stelle zu bedenken: wenn Sie auch in den Spitzenzeiten flüssige Abläufe in Ihrem Gastronomie-Bereich haben möchten, müssen diese personell auch abgedeckt sein. Deshalb sollten Sie vermeintliche Zeiten der „Unterauslastung“ in Kauf nehmen. Hier ist es meiner Meinung nach der falsche Ansatz zu sparen. Es wirkt sich schlussendlich auf Ihren Markenauftritt aus.

Nie ohne Reserven antreten

Bedenken Sie bitte bei der Personalplanung, dass auch Servicekräfte eine Pause machen müssen. Mitarbeiter, die von 9 – 18 Uhr fast immer am Rande des Machbaren (110%) arbeiten, sind irgendwann einfach erschöpft und können keine guten Leistungen mehr erbringen. Achten Sie also bitte darauf, dass das Team die Möglichkeit hat, nach und nach mal eine Pause zu machen. Wenn Sie dies bei Ihrer Personalplanung berücksichtigen, arbeiten die Servicekräfte nicht nur gern an Ihrem Messe-Stand, sondern kommen zur nächsten Messe auch gern wieder.


Der September ist fast vorbei und die kommenden zwei Monate halten noch interessante und wichtige Messen vor. Ich wünsche Ihnen eine glückliche Hand bei der (Personal-) Planung.

Gute Messe wünscht Ihnen

Ihr Mark Schwarzkopf


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